Calm Envy: Surat-menyurat

Arti dan fungsi surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

Syarat syarat surat yang baik

Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut :

1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :

penyusunan letak bagian-bagian surat,

pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,

pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus, (doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, seperti yang dikehendaki.

3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :

memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;

memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;

mengetahui posisi dan bidang tugasnya;

hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.

Kriteria Surat Yang Baik

Di buat dalam bentuk yang menarik

Di buat dengan bahasa yang mudah di mengerti, tidak bertele - tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar

Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang dapat menyinggung pihak penerima

Langsung kepada pokok masalah

Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik.

bagian-bagian surat

a. Kepala surat ( kop ).